ビジネスメールの返信で使える英語表現集

ビジネスメールの返信は、相手に対して迅速かつ礼儀正しく対応することが求められます。メールの内容やトーンに応じて適切な表現を使い、プロフェッショナルな印象を与えることが大切です。この記事では、ビジネスメールの返信で使える便利な英語表現を、いくつかのシチュエーションに分けて紹介します。

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1. 感謝を伝える返信

ビジネスメールで感謝の気持ちを伝えることは、良好な関係を築くために非常に重要です。相手の協力や情報提供に対する感謝を表すフレーズをいくつか見てみましょう。

例文：

• “Thank you for your email and the information you provided.”
  （ご連絡いただき、提供していただいた情報ありがとうございます。）
• “I appreciate your prompt response.”
  （迅速なご返信、ありがとうございます。）
• “Thank you for your support on this matter.”
  （この件に関するご支援、ありがとうございます。）

感謝を伝えることで、相手にポジティブな印象を与え、良い関係を維持することができます。

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2. 返信を遅れたことを謝る

時には、返信が遅れることもあります。その場合、早めに謝罪の気持ちを伝え、相手の理解を得ることが重要です。

例文：

• “Apologies for the delayed response. I’ve been out of the office.”
  （返信が遅くなり申し訳ありません。オフィスを離れておりました。）
• “I’m sorry for the delay in getting back to you.”
  （返信が遅れたことをお詫び申し上げます。）
• “Thank you for your patience, and I apologize for the delayed response.”
  （お待ちいただきありがとうございます。返信が遅れて申し訳ありません。）

これらの表現は、返信が遅れた場合に相手に丁寧に謝る際に便利です。

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3. 問い合わせへの返答

問い合わせに対する返答は、相手の質問に的確に答えることが求められます。ビジネスシーンでは、シンプルかつ明確に返答することが重要です。

例文：

• “In response to your inquiry, we are currently reviewing your request.”
  （ご質問にお答えします。現在、ご依頼内容を確認中です。）
• “Regarding your question about [topic], here’s the information you requested.”
  （[トピック]に関するご質問について、リクエストされた情報は以下の通りです。）
• “I can confirm that the meeting is scheduled for [date and time].”
  （ミーティングは[日付と時間]に予定されていますことをご確認申し上げます。）

問い合わせに対しては、相手が求めている情報を漏れなく、かつ簡潔に伝えることがポイントです。

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4. アポの調整や確認

ミーティングのアポやスケジュールについて返信する場合、日時や場所の確認をする必要があります。

例文：

• “Thank you for your email. The meeting on [date] at [time] works for me.”
  （ご連絡ありがとうございます。[日付]の[時間]のミーティングは問題ありません。）
• “I’d like to confirm our meeting on [date]. Please let me know if any changes need to be made.”
  （[日付]のミーティングを確認したいと思います。変更が必要な場合はお知らせください。）
• “I am available at the time you suggested. Looking forward to our meeting.”
  （ご提案いただいた時間で問題ありません。お会いできるのを楽しみにしています。）

アポを確認する際には、相手の提案に対して柔軟に対応し、スムーズに調整を進めることが大切です。

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5. 提案に対する返答

もし相手から提案があった場合、その提案に対する賛同や質問をする場合のフレーズです。

例文：

• “Thank you for your proposal. I think it’s a great idea, and I’d be happy to move forward with it.”
  （ご提案ありがとうございます。素晴らしいアイデアだと思いますので、進めていくことに賛成です。）
• “I appreciate your suggestion. However, I have a few concerns that I would like to discuss.”
  （ご提案ありがとうございます。しかし、いくつか懸念があるので、これについて話し合いたいと思います。）
• “I’m happy to accept your proposal. Let’s proceed with the next steps.”
  （ご提案を受け入れます。次のステップに進みましょう。）

提案に対する返答は、その内容に対する賛成や異議をはっきり伝え、次のステップに進むための明確な意図を示すことが重要です。

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6. 依頼に対する返答

依頼に応じる場合、返答の内容によっては「できる」ときもあれば、難しい場合は理由を説明する必要があります。

例文（承諾）：

• “I’d be happy to assist you with [task]. I will get started on it right away.”
  （[作業]のお手伝いをさせていただきます。すぐに取りかかります。）
• “I can help you with that. Please send me the details, and I will begin working on it.”
  （それについてお手伝いできます。詳細を送っていただければ、作業に取りかかります。）

例文（断り）：

• “I’m afraid I won’t be able to assist with [task] at this time.”
  （残念ながら、現時点では[作業]のお手伝いはできません。）
• “Unfortunately, we are unable to fulfill your request due to [reason].”
  （残念ながら、[理由]によりリクエストにはお応えできません。）

依頼に対しては、できるだけ前向きな対応を心掛けるとともに、できない場合でも相手に納得してもらえるように理由を説明することが大切です。

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7. その他の状況に合わせた表現

ビジネスメールの返信には、さまざまなシチュエーションがあります。以下は、一般的に使えるフレーズです。

例文：

• “Thank you for bringing this to my attention. I will look into it and get back to you shortly.”
  （ご指摘いただきありがとうございます。調査の上、すぐにご連絡いたします。）
• “I hope this information helps. Please let me know if you need anything else.”
  （この情報がお役に立てば幸いです。他にご不明な点があればお知らせください。）
• “Please don’t hesitate to contact me if you have any further questions.”
  （さらにご質問があれば、遠慮なくご連絡ください。）

これらのフレーズは、ビジネスメールのさまざまな状況に対応できる汎用的な表現です。

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まとめ

ビジネスメールでの返信は、明確かつ丁寧に行うことが求められます。感謝の気持ちを伝える、謝罪する、質問に答える、提案に対して返答するなど、さまざまなシチュエーションに応じた表現を使うことで、相手に好印象を与えることができます。